- Ricerca del Fornitore
- RFQ
- Visita il loco
- Prima verifica del fornitore (contatti, website, …)
- Classifica Fornitori
- Audit e validazione
PASSO 1 – Ricerca del Fornitore
La ricerca dei possibili fornitori è forse la parte più critica e più stressante di questa attività. Infatti non è sempre facile trovare dei profili adatti alle nostre esigenze e, quando la ricerca inizia a portarci in dei vicoli ciechi, inizia a diventare frustrante.
D’altra parte, la fortuna di vivere in una società globalizzata è che possiamo allargare la ricerca in tutto il mondo, per cui, prima o poi, qualcosa si riuscirà a trovare.
Da dove si inizia?
La strada più facile è quella di chiedere ai colleghi: buyer, quality engineer, progettisti.
Probabilmente durante la loro esperienza lavorativa, avranno incontrato diversi fornitori e qualcuno di questi potrebbe fare al caso nostro.
Per chi lavora in una multinazionale è ancora più semplice perché i colleghi all’estero possono dare un supporto diretto nel caso si dovesse contattare un fornitore lontano dalla nostra sede.
Un altro metodo utile per la ricerca dei fornitori è quello di attingere alla propria rete di contatti personali: ex colleghi, amici, professionisti del settore conosciuti durante qualche fiera o qualche convegno.
I contatti personali vengono spesso sottovalutati, ma nel mondo del lavoro, soprattutto se ci si occupa di commercio, possono essere la soluzione ai nostri problemi.
Infine, non possiamo non considerare il supporto digitale: utilizzando con attenzione dei comunissimi motori di ricerca si possono scoprire delle realtà molto interessanti.
Da non trascurare i social network, sorattutto quelli costruiti per aziende e professionisti.
Ad esempio tramite Linkedin c’è la possibilità di cercare aziende filtrando le caratteristiche per noi più interessanti, come l’area geografica o il prodotto che ci interessa.
Alla fine di questo passo ci ritroveremo con una lista di aziende che potrebbero più o meno fare al nostro caso.
Passo 1 scouting: trovare nuovi potenziali fornitori
A questo punto si va al passo successivo.
PASSO 2 – Prima verifica del Fornitore
Preparata la lista dei fornitori scovati, si inizia a fare una prima scrematura.
Si vanno ad analizzare i siti internet, si cercano le certificazioni di qualità, si esaminano i prodotti e le tecnologie disponibili e si inizia ad entrare in contatto tramite email o telefono.
Già l’approfondimento del sito internet ci dà molte informazioni, sia tecniche sia gestionali, ad esempio è possibile intuire il grado di digitalizzazione dell’azienda o la cura che questa mette nel marketing.
Sito internet brutto non sempre significa azienda brutta, ma sicuramente è un primo segnale di allerta.
La fase di contatto, invece, ci dà indicazioni sulla rapidità di risposta e, soprattutto, sull’interesse che ha quest’azienda a lavorare con noi.
Se di fronte ad una potenziale offerta di lavoro otteniamo risposte poco convincenti, poco entusiaste, abbiamo un altro importante segnale di come potrebbe essere una futura partnership con questo fornitore.
Passo 2: eliminare dalla lista i fornitori non capaci o poco disponibili
Perciò, eliminati gli impresentabili o i non adatti per questioni tecniche si va alla prova del nove.
PASSO 3 – RFQ: Request For Quotation
A questo punto si va a fare la scrematura più importante, quella relativa al prezzo, ma anche alla capacità di rispondere alle nostre esigenze tecniche.
Si invia una richiesta di offerta con tutte le specifiche tecniche (naturalmente dopo aver fatto firmare un Non Disclosure Agreement) e si aspettano le reazioni del fornitore.
Ad esempio, se un fornitore fa molte domande può essere sintomo della volontà di fare un lavoro scrupoloso e professionale.
Al contrario, un fornitore che non fa domande, o è molto bravo, oppure sta sottovalutando qualche passaggio.
La velocità di reazione è un altro dato interessante: ricevere una risposta dopo più di un mese, magari senza neanche aver dato un riscontro alla richiesta di quotazione è un altro segnale di pericolo per il buyer.
Anche l’offerta ci dà dei segnali: è stata scritta nel testo dell’email o è all’interno di un documento con l’intestazione della ditta?
Ci sono tutti i dettagli (incoterm, LT, MOQ, costi accessori) o c’è soltanto il prezzo unitario?
La qualità dell’offerta ci dà un’informazione su quanto un fornitore sia più o meno strutturato.
Passo 3: eliminare i fornitori poco competitivi
Fatte queste verifiche, eliminati i fornitori poco organizzati, si va finalmente a vedere quali sono i prezzi più competitivi.
Suggerimento: nel caso in cui si stia facendo uno scouting per prodotti manufatturieri, conviene inviare una RFQ per diversi prodotti, scegliendo i più significativi e cercando di garantire anche una certa diversità tecnologica. In questo modo possiamo capire se il fornitore è in grado di fare prodotti con caratteristiche diverse e in quale tecnologia riesce ad essere più o meno competitivo
PASSO 4 – Visita del Fornitore
Il peggio è passato, adesso si passa all’azione: si va a far visita ai fornitori rimasti in lista.
Per un buyer è fondamentale incontrare le persone con cui gestirà un business, ad esempio per creare empatia e per chiarire qualche concetto che durante le telefonate o le call conference è stato più diffice da spiegare.
Se il fornitore ha un sito produttivo, la visita è ancora più importante, perché si capisce subito se vale la pena andare avanti o se il fornitore non è pronto per garantire un certo livello di qualità.
Una buona prassi sarebbe quella di coinvolgere nella visita la qualità fornitori e la progettazione.
Passo 4: eliminare i fornitori poco organizzati e poco affidabili
PASSO 5 – Classifica Fornitori
Se siamo fortunati, fin qui siamo riusciti a diminuire il numero dei fornitori, ma ce ne sono rimasti ancora un numero importante.
A questo punto bisogna scegliere su chi è il caso di investire, perché andare a validare tutti potrebbe essere controproducente in termini di costi-benefici.
A seconda delle nostre esigenze, scegliamo un numero di fornitori da inserire nel nostro pannello, diciamo che ce ne servono due, mentre nell’esempio riportato nei grafici ne sono rimasti sei.
Per far sì che la scelta sia legata ai dati e non all’emotività del buyer, si cerca di dare delle valutazioni oggettive in base a: qualità, prezzo e tecnologia.
Per questo motivo è bene essere supportato da un quality engineer e da un progettista, in modo che ognuno possa valutare il proprio campo di pertinenza.
Criteri di valutazione dei fornitori: si danno dei punteggi da 1 a 10 per ogni area di competenza.
Questi criteri di valutazione vengono applicati ai sei fornitori rimasti in lista.
Un esempio di valutazione dei fornitori: si indicano i punteggi e si sommano
A questo punto si fa la classifica mettendo i fornitori in ordine di punteggio
I fornitori vengono ordinati in base al punteggio
Il nostro obiettivo è quello di selezionare i due migliori fornitori.
Sfortunatamente il Fornitore 3, pur essendo in seconda posizione, ha avuto una valutazione estremamente negativa in uno dei tre campi (in questo caso nella parte acquisti), per cui non potrà essere scelto.
Vengono eliminati i fornitori con gravi insufficienze
Per cui i due fornitori su cui si andrà ad investire e che si andrà a validare sono i il Fornitore 4 e il Fornitore 5
PASSO 6 – Audit e Validazione
Ultimo sforzo, a questo punto bisogna seguire i processi interni per la qualifica di un fornitore.
Se nella vostra azienda non ci sono processi in tal senso…createli!
Di solito la metodologia tipica è la seguente: c’è da considerare una parte tecnica e una parte burocratica.
La parte tecnica consiste nel sostenere un Audit di processo, nel caso in cui questo sia positivo si potrà procedere con la validazione, nel casi in cui ci siano dei problemi, si richiederanno delle azioni di miglioramento per raggungere i requisiti minimi.
È un lavoro che è nelle mani della qualità fornitori, ma è vivamente consigliato al buyer di parteciparvi per poter essere allineati sui pregi, sui difetti e su eventuali rischi.
La parte burocratica di solito è nelle mani degli acquisti che fanno firmare le condizioni generali di acquisto e di qualità.
Flusso per la ricerca e la qualifica dei nuovi fornitori
A questo punto abbiamo due nuovi fornitori che rispettano i requisiti di qualità e che approvano lle nostre condizioni di acquisto e le nostre policy interne.
Non ci resta che iniziare ad ordinare.
