DIAGRAMMA DI GANTT

Il diagramma di Gantt (da Henry Laurence Gantt 20.05.1861-23.11.1919) è uno strumento molto utilizzato nell’ambito del Project Management, è tanto semplice quanto efficace.

L’obiettivo di questo strumento è quello di monitorare l’andamento di un progetto, e delle relative milestones da raggiungere per arrivare all’obiettivo.

Il grande vantaggio del diagramma di Gantt è quello di ottenere una rappresentazione grafica che dia un’immediata percezione di come stia procedendo il progetto e della propedeuticità di tutte le azioni da completare.

Si tratta di un tool fondamentale anche per il Project Buyer, infatti, tipicamente dopo la fase di ingegnerizzazione è l’ufficio acquisti a doversi muovere per gestire i fornitori, per procurare campioni o per organizzare discussioni tecniche tra i progettisti e i produttori.

Dal punto di vista Procurement, la chiave per ottenere i migliori vantaggi di fornitura è quella di intercettare le giuste informazioni già in fase di progetto e di intervenire sul mercato individuando i fornitori più congrui. Un’altra buona iniziativa sarebbe quella di farsi guidare dai propri fornitori strategici sulle scelte tecniche e commerciali. Non dimentichiamo che i massimi esperti dei prodotti che acquistiamo, sono proprio i nostri fornitori, sarebbe ingenuo non sfruttare il loro know-how.

Come è fatto?

Il diagramma di Gantt è molto semplice ed intuitivo, si tratta di una tabella in cui nella prima colonna ci sono le azioni da svolgere e nelle colonne successive il tempo entro il quale le suddette azioni vanno fatte.

• Si prende la lista delle azioni da svolgere per raggiungere un obiettivo (che può essere la gestione di un progetto, di un prodotto, il monitoraggio di un processo, insomma si può utilizzare davvero per tante cose) e si inserisce nella prima colonna.
• Le azioni andrebbero inserite in ordine cronologico, dalla prima all’ultima cosa da fare per il raggiungimento dell’obiettivo.
• Le colonne successive rappresentano il tempo. Può essere espresso in giorni (ogni colonna equivale a un giorno), in settimane (ogni colonna equivale ad una settimana), in mesi, ecc.
• Ogni azione richiederà un determinato tempo, per cui ogni quadratino che identificherà un certo tempo per una determinata azione dovrà essere colorato. (es. per la progettazione ci vogliono 8 settimane, quindi verranno colorati 8 quadratini).
• Alcune azioni potranno essere fatte contemporaneamente, per cui verranno colorati i quadratini relativi alle stesse colonne, altre azioni potranno essere fatte solo al completamento delle precedenti, quindi si andranno a colorare i quadratini a partire dal termine dell’ultima azione.
• Con questo tipo di visualizzazione, eventuali ritardi salterebbero subito all’occhio e anche le relative conseguenze in termini tempotrali. Quindi se una delle azioni sarà posticipata di una settimana, tutto il diagramma si muoverà di una settimana, per cui avrò un’immediata visuale di quale sarà la nuova data di raggiungimento dell’obiettivo (o data di consegna del progetto).

Un esempio di diagramma di Gantt

Poichè siamo buyer, vediamo un esempio di diagramma di Gantt per monitorare un tipico processo gestito dall’ufficio acquisti. Vogliamo cercare un nuovo fornitore per acquistare un nuovo componente, perciò dovremmo non solo metterci alla ricerca del partner ideale, ma validarlo, conftrollare i primi campioni e, finalmente, lanciare la produzione di massa. (Naturalmente siamo in un contesto di acquisto di materiali diretti destinai alla produzione ripetitiva, tipico delle aziende metalmeccaniche).

Nella seguente immagine è costruito il nostro Gantt: l’obiettivo da raggiungere è quello di avere un fornitore pronto and assicurarci le consegne, mentre le operazioni principali da svolgere per raggiungere l’obiettivo, sono suddivise in operazioni più piccole.

Ogni operazione ha delle tempistiche, misurate in settimane (week) e in blu vengono evidenziati i tempi per concludere ognuna di esse.

Diagramma di Gantt

Come si nota dalla figura, alcune azioni sono propedeutiche, banalmente non posso far firmare un NDA (Non Disclosure Agreement) se prima non ho trovato il fornitore giusto. Altre azioni, invece, possono essere fatte parallelamente, ad esempio posso già inviare il questionario di autovalutazione mentre pianifico la visita al fornitore.

Ogni volta che un’azione viene conclusa coloro in verde il colonne relative, così dal grafico si intuisce facilmente a che punto sono del processo, come si nota nella prossima immagine.

Analogamente, in rosso segnalo le settimane di ritardo. Nel caso del grafico seguente, posso immediatamente intuire che, se non riesco a ridurre le operazioni successive, raggiungerò l’obiettivo nella settimana 28 invece che nella settimana 26, come da programma.

Come specificato in precedenza, il grande vantaggio del diagramma di Gantt è non solo la semplicità concettuale, ma anche la facilità di utilizzo e la flessibilità di essere utilizzato in diversi ambiti e per diversi processi.

Insomma, una volta preso spunto da queste indicazioni potete sfruttarlo nel modo che più preferite e più vi farà comodo.

Se volete aggiungere qualche altro spunto sull’argomento, leggeremo con entusiasmo i vostri commenti e le vostre email.