6 modi per utilizzare la Artificial Intelligence nell’ufficio acquisti
Ormai non si parla d’altro che di AI: Artificial Intelligence o, in italiano, Intelligenza Artificiale.
Tutta questa attenzione è comprensibile visti gli impatti che questa nuova tecnologia sta avendo e avrà nelle nostre vite, non solo lavorative. D’altra parte sembra che si stia cavalcando un po’ troppo l’onda e questo eccessivo entusiasmo non fa che generare scetticismo e confusione.
A questo punto mi sembra doveroso affrontare l’argomento e iniziare ad immaginare delle eventuali applicazioni per il nostro lavoro.
AI in breve
Bisogna innanzitutto chiarire che l’intelligenza artificiale (e vi prego di utilizzare l’acronimo AI e non IA) non è un semplice miglioramento di quello che già abbiamo, per intenderci non è un aggiornamento di google translate o un’evoluzione di Wikipedia.
Stiamo parlando di una tecnologia completamente nuova!
Già questa informazione dovrebbe farci drizzare le orecchie, ma andiamo un pochino nello specifico, per iniziare a capirci qualcosa: in che consiste questa nuova tecnologia?
La grande novità sta nel fatto che alla base di questa applicazione c’è un’attività di machine learning.
Prendiamo come esempio la prima AI messa disposizione al grande pubblico: ChatGPT. Iniziamo col dire che questo programma in particolare è un cosiddetto chatbot: cioè un robot che comunica con noi attraverso una chat. In questo caso ci fornisce risposte in forma scritta, ci sono poi dei programmi che trasformano le nostre richieste scritte in disegni. Per ora soffermiamoci solo su quelli che si fermano alla semplice scrittura.
Sicuramente una delle caratteristiche principali di ChatGPT è l’enorme fonte di informazioni che riesce a gestire e raccogliere, ma attenzione, non è questa la novità principale.
Il vero vantaggio è che ChatGPT sa imparare, sa apprendere (appunto machine learning), per cui non fornisce un output basato esclusivamente sui dati in possesso, ma fornisce un output basato su quello che la macchina stessa ha imparato.
Questo lo vediamo già giocando con le piattaforme gratuite che OpenAI (casa madre di Chat GPT) ed altri player ci mettono a disposizione. Infatti è possibile addestrare questi software, fornendo informazioni, facendo domande così da ricevere delle risposte sempre più inerenti alle nostre aspettative di funzionamento.
Evidenziato questo nuovo concetto, cioè che le macchine imparano e si comportano di conseguenza, non ci inoltriamo in spiegazioni troppo tecniche e troppo dettagliate (anche perché il discorso sarebbe veramente lungo e difficile), ma cerchiamo di capire come questa faccenda possa tornarci utile.
Utilizzo negli Acquisti
Avere a disposizione quel che è a tutti gli effetti una specie di assistente virtuale può migliorare la vita a chiunque, cerchiamo di capire nel dettaglio come questo assistente ci possa aiutare un Crazy Buyer.
Prima si faceva l’esempio di google translate, ebbene effettivamente farsi tradurre un testo da un chatbot fa risparmiare tantissimo tempo mantenendo una qualità ottima della traduzione. Addirittura ci sono sistemi che ti permettono di ottenere una traduzione simultanea parlando al cellulare (ad esempio il nuovo Samsung S24 ha integrata questa funzione).
1.TRADUZIONI
Nei prossimi anni, l’AI abbatterà le barriere linguistiche così che qualunque impiegato sarà in grado ti sostenere una conversazione telefonica con una persona situata da qualunque altra parte del mondo. Questa è una novità fondamentale che aprirà le porte a chi ha difficoltà ad imparare l’inglese, ma aiuterà a comunicare utilizzando esattamente la propria lingua, con un prevedibile miglioramento della comprensione reciproca. Un italiano potrà continuare a parlare in italiano anche se dall’altra parte del telefono ci sarà un giapponese che, a sua volta, riceverà le informazioni in giapponese e risponderà nella stessa lingua.
Ma, intanto che questi sistemi verranno implementati, potete già mettere all’opera gli attuali sistemi, come per esempio GEMINI di google (o ancora ChatGPT), facendogli correggere un’email in inglese, o chiedendo una traduzione di alcune specifiche tecniche, o ancora inoltrando una comunicazione destinata in diversi Paesi e chiedendo di tradurla per ognuno di questi.
Sembra fantascienza ma è già realtà.
2.CONSIGLI E SPUNTI
Al chatbot si può chiedere un consiglio su come scrivere una comunicazione, su come costruire una richiesta formale (invito per una RFQ) oppure ci può consigliare come rispondere ad una eventuale richiesta di aumento di prezzo da parte di un fornitore.
Fate attenzione solo al fatto che questi sistemi funzionano su server privati, quindi se inserissimo dei dati sensibili, non avremmo più controllo su di essi. Per questo alcune aziende fanno funzionare piattaforme di AI sui propri server, sacrificando parte della propria potenza di calcolo, in modo da proteggere i dati che non possono essere divulgati.
Un altro utilizzo interessante è quello di chiedere spiegazioni su un argomento in particolare, ad esempio si può chiedere consigli su come impostare un’attività di benchmarking. Naturalmente è ancora presto per fidarsi al 100% degli output di un chatbot, ma sicuramente questi possono darci spunti di riflessione interessanti, se conosciamo bene l’argomento in oggetto.
Questo punto è molto importante: è vero che l’AI può aiutarci in modo molto concreto, è vero che può scrivere una lettera al nostro posto, ma è anche vero che senza il giusto addestramento, senza le giuste domande e, soprattutto, senza il giusto controllo da parte dell’utente, difficilmente si ottengono risultati sbalorditivi. Insomma: per utilizzare una AI bisogna saperla dominare.
3. NEGOZIAZIONI
Consiglio a tutti di provare ad imbastire una negoziazione con un’AI, fatelo questo esperimento. Si comprenderanno le capacità di ragionamento del chatbot, ma anche i grandi limiti.
Sì, sono abbastanza sicuro che entro un paio di anni questi sistemi saranno in grado di negoziare con un fornitore, ma sono molto scettico sul fatto che possano sostituire un negoziatore umano. Perché se utilizzassimo una intelligenza artificiale per negoziare con un fornitore e lui facesse lo stesso, alla fine cosa succederebbe? Sicuramente che si perderebbe il controllo di una delle fasi più delicate del business, oltre a perdersi la relazione umana, fondamentale per costruire una sana partnership.
Quindi non credo in una sostituzione, ma sicuramento potrebbe essere un’arma importante per preparare una negoziazione o per esercitarsi su eventuali contromisure che il nostro interlocutore potrebbe utilizzare.
4. RIASSUNTI
Procedure, contratti, specifiche tecniche e altri documenti simili, possono essere caricati nel programma e ottenere un riassunto o la spiegazione dei punti salienti.
Anche in questo caso, bisogna stare attenti ai dati che vengono inseriti in rete, d’altra parte, avere un aiuto a decifrare quei contratti standard tipici che vengono imposti da banche o agenzie telefoniche, potrebbe essere utile per intercettare eventuali “tranelli”.
5. AI AZIENDALE
L’applicazione più interessante che ho visto dell’intelligenza artificiale è quella di assistente per i processi interni della propria azienda.
Immaginate un chatbot a cui chiedere informazioni relative alla propria azienda: chi è l’amministratore delegato, a chi devo rivolgermi per parlare di un determinato fornitore, dove trovare il modulo con le condizioni generali di acquisto, come sono fatti i nostri prodotti, come funzionano, eccetera eccetera.
Soprattutto in un contesto multinazionale o multi-plant non è scontato sapersi muovere, individuare le persone giuste e avere un’indicazione sulle procedure da seguira
Inoltre, un passo in avanti ancora più interessante potrebbe essere collegare la chat al proprio sistema gestionale.
Immaginate di poter chiedere al robot di dirmi la quantità di merce presente in magazzino o addirittura farsi suggerire le politiche di stock, le strategie di riordino, o ancora utilizzare l’intelligenza artificiale per calcolare un forecast plausibile e il relativo budget di acquisto.
Si potrebbero anche automatizzare dei processi, come quello della spedizione/ricezione di un ordine, dell’invio delle conferme di ordine e magari anche dell’invio di un’email automatica al fornitore (o al cliente). Riconoscere e recepire i documenti è una delle funzioni più promettenti che si diffonderanno rapidamente nel breve periodo.
Come si può immaginare, partendo dai concetti sopra elencati, se ne possono sviluppare tanti altri sempre più articolati che renderanno molto più rapidi gli aspetti gestionali e burocratici delle attività quotidiane.
6. PROGRAMMARE
Chiudo questo breve (e parziale) elenco citando il modo in cui attualmente l’AI viene utilizzata più frequentemente: la programmazione. I programmatori hanno la possibilità di farsi suggerire le linee di codice più adeguate, di richiedere correzioni e addirittura si è arrivati a far programmare la stessa AI autonomamente.
A noi buyer raramente vengono richieste capacità di programmazione, però qualche volta potremmo aver bisogno di una query di excel o potremmo dover utilizzare qualche programmino per gestire al meglio i nostri dati.
In questi casi potremmo contare sul chatbot proprio come fanno i nostri amici programmatori.
Conclusioni
L’Artifical Intelligence non è un semplice programmino in più da utilizzare nel nostro lavoro, ma è una vera e propria rivoluzione tecnologica. La prova sta nel fatto che è stata lanciata al pubblico da neanche 2 anni e già sembra essere parte integrante delle nostre vite.
Il potenziale presente e futuro è notevole, lo abbiamo appena visto, d’altra parte, come si accennava nelle prime righe, siamo ancora lontani da un utilizzo capillare. Se pensiamo al mondo degli Acquisti e della Supply Chain, si intravedono automatismi e scorciatoie interessanti, rispetto al carico di lavoro tradizionale, ma onestamente, ancora non ho trovato una soluzione così radicale da stravolgere il ruolo del buyer.
Perciò il consiglio è di abbracciare con interesse tutto quello che verrà da questa nuova tecnologia, diffidando da chi promette miracoli, che al momento non sembrano essere possibili.
Soprattutto, ricordiamo che la vera AI è quella che sa imparare e che sa utilizzare le informazioni per fornire soluzioni inesplorate, non è un database che automatizza i processi o che risponde alle domande. I robot che automatizzano i processi esistano già da un po’ di anni, non cadiamo nel tranello di confonderli con l’intelligenza artificiale.
Giorno dopo giorno ci saranno novità, scrivi nei commenti che utilizzo stai facendo della AI e che novità hai trovato rispetto a questo articolo. Saremo lieti di rispondere
