Quali sono le corrette definizioni e come distinguere i relativi ruoli?
Affrontiamo una volta per tutte questo annoso problema che ci siamo portati dentro per troppo tempo fino a farci prendere da preoccupanti crisi di identità.
Il più grosso equivoco sta nel fatto che le tre parole: Purchasing, Procurement e Sourcing dall’inglese si traducono in tutte come “Acquisti”.
Non proprio letteralmente eh, adesso non mi massacrate con messaggi di proteste, semplicemente se lavoro nel Purchasing, in italiano posso dire che lavoro negli Acquisti, senza fare errori, e così via per le altre parole. Diciamo che questo è uno di quei casi in cui gli inglesismi non servono per darsi un tono, ma devono essere utilizzati per forza per capire di cosa stiamo parlando.
Non è soltanto un mero esercizio di precisione o definizione, ma le sfumature che differenziano queste tre parole equivalgono a sostanziali differenze nel lavoro quotidiano e, soprattutto, nel genere di competenza richiesta.
PURCHASING vs PROCUREMENT
La differenza tra Purchasing e Procurement è quella più netta e che demarca due ruoli molto diversi proprio da un punto di vista organizzativo: il ruolo logistico da quello strategico.
Diremo che con Purchasing si intende la parte operativa degli acquisti, che si occupa materialmente di far arrivare i prodotti in sede.
Il buyer, che in questo caso chiameremo buyer operativo (Operational Buyer), avrà quindi il compito di inviare l’ordine al fornitore, accertarsi che questo lo accetti e confermi la data di consegna e, infine, che questa data di consegna venga rispettata.
Naturalmente, durante una giornata di lavoro, per poter ottenere questo obiettivo, il buyer operativo dovrà svolgere una serie di mansioni ad esso correlate, che vanno dalla corretta conoscenza del programma gestionale (ERP) alla gestione giornaliera del fornitore.
Invece, con il termine Procurement si intende la parte strategica degli acquisti.
Il buyer strategico, appunto, (o Strategic Buyer) si occuperà dell’analisi delle condizioni di fornitura, della scelta e lo sviluppo di nuovi fornitori, della negoziazione e della strategia di acquisto da seguire.
È chiaro che, mentre il suo collega del Purchasing sarà focalizzato principalmente sui problemi giornalieri, ad esempio sollecitare le forniture in attesa, e quindi avrà un orizzonte temporale di azione a breve termine, il buyer strategico sarà focalizzato sul raggiungimento dei risultati a medio-lungo termine, pur supportando il buyer operativo nel risolvere i problemi quotidiani di fornitura.
SOURCING
Infine, il Sourcing lo si potrebbe vedere come un ramo del Procurement.
Lo scopo del Sourcing è quello di individuare il fornitore più adatto per supportare un determinato progetto (per esempio i trovare i fornitori giusti di componentistica per la produzione del nostro prodotti finito).
Per cui le attività principali sono focalizzate alla scelta del fornitore che dia più garanzie e vantaggio competitivo nel futuro, quindi alla negoziazione dei contratti, delle condizioni di acquisto e allo scouting, quando non si ha nel proprio pannello il fornitore giusto.
Sono tutte attività fondamentali per contribuire allo sviluppo di una strategia acquisti vincente ed è proprio per questo che fa parte del mondo Procurement.
Solitamente il buyer viene coinvolto nel momento in cui l’azienda deve lavorare su un nuovo progetto (che può essere un nuovo prodotto da lanciare, una nuova linea di produzione o un nuovo software da acquistare), per cui dovrà individuare il partner giusto in base alle caratteristiche indicate dall’ufficio tecnico.
Si tratta di un ruolo più tecnico rispetto al solito perché il buyer dovrà fare da ponte tra i fornitori e l’ufficio tecnico e avrà addirittura il compito di guidare l’ufficio tecnico verso la standardizzazione oltre che nel prendere decisioni vantaggiose anche da un punto di vista logistico e commerciale.Il buyer che lavora nel Sourcing lo definiremo Project Buyer (anche perché l’equivalente italiana: “buyer di progetto” non è una definizione tanto sintetica da pronunciare).
Nelle aziende molto strutturate orientate all’innovazione, avendo spesso a che fare con nuovi prodotti e nuovi progetto, il Sourcing acquisisce un’importanza predominante e potrebbe essere inserito come dipartimento indipendente, distaccato dall’ufficio Procurement.
In conclusione
Spero che questo articolo abbia chiarito un pochino le sottili differenze che esistono nel mondo degli Acquisti, anche se poi, non dimenticate che ogni azienda è indipendente. Non c’è un protocollo comune, non tutti fanno caso alle definizioni e c’è ancora chi confonde Commodity con Category (questo lo vediamo in un altro articolo). Perciò è sempre bene apprendere queste nozioni basilari, ma cercate anche di adattarvi al contesto della vostra azienda.
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