Premessa 1: basta parlare di smart working
In questo articolo NON si elencheranno i pregi e i difetti dello smart working perché ormai non si fa che parlarne in continuazione, io stesso continuo a farlo sulla mia pagina linkedin, ed è chiaro che questa sia una discussione sorpassata.
I vantaggi del lavorare da casa sono talmente oggettivi e talmente universali che
non esiste nessun buon motivo per organizzare un ufficio al 100% in presenza.
Sottolineo anche che in questo articolo parleremo principalmente delle peculiarità legate al lavoro da remoto, evitando di spiegare nuovamente la differenza tra smart working e remote working (che magari approfondiremo in un altro articolo).
Premessa 2: Attenzione al Micromanagement
Uno dei nemici più grandi del lavoro da remoto è la tipica sensazione di mancanza di controllo dei propri dipendenti.
I (sedicenti) manager più pessimisti hanno l’impressione che, concedere ai propri collaboratori l’opportunità di lavorare da casa, genererebbe una schiera di vacanzieri pagati per stare in spiaggia col pc acceso solo per far apparire il colore verde nella chat di Teams.
Invece, nel mondo reale, i 3 aspetti da tenere in considerazione sono i seguenti:
- le persone che fanno le vacanze con la scusa dello smart working sono poche, e comunque facilmente individuabili;
- chi è fannullone lavorando da casa lo è anche in ufficio;
- una gestione flessibile della giornata lavorativa è un incentivo a lavorare di più.
Ci tengo ad evidenziare che il bisogno di dover controllare le persone del proprio Team, sfocia in quello che si chiama “micromanagement” , una pratica di gestione del personale obsoleta e controproducente.
Essa, infatti, va a degradare il rapporto di fiducia nel team, a frenare le idee innovative dei componenti più capaci, a sprecare inutilmente il tempo del manager rendendo il Team poco autonomo e poco efficiente.
L’esigenza del controllo è un campanello di allarme che dovrebbe far riflettere le aziende sulla qualità del proprio ambiente di lavoro.
Fatte queste opportune premesse, andiamo a vedere quali sono i passi da fare per poter gestire un Team a distanza.
La dura vita del Manager
Dopo aver specificato di cosa non parlerà questo articolo, andiamo dritti all’obiettivo cercando di dare qualche consiglio su come gestire un Team a distanza.
Se è vero che la mania del controllo sia dannosa, è anche vero che non si possano lasciare le persone completamente in balìa degli eventi, altrimenti la figura del Manager perderebbe di significato.
La flessibilità del luogo e dell’orario di lavoro porterà esclusivamente vantaggi, ma il lavoro del “Capo” sarà molto più complesso rispetto al recente passato.
L’utilizzo delle cosiddette “Soft Skills” sarà ancora più importante rispetto alle condizioni di lavoro normale, infatti bisognerà avere la giusta leadership per gestire i proprio collaboratori, ma anche la giusta empatia per percepirne l’umore, stando attenti al carico di lavoro e al tempo che questi passeranno al pc.
L’alienazione e il burnout sono i rischi più grandi in cui un impiegato possa cadere in queste condizioni, la capacità di ascoltare è un’altra dote fondamentale per riuscire a capire le esigenze di ogni membro del Team.
Starete pensando che, tutto sommato, non ci sia nulla di nuovo. Il profilo del Manager già dovrebbe (appunto dovrebbe) essere così.
Purtroppo la distanza fisica dal proprio Team richiede di amplificare ognuna delle caratteristiche appena citate.
Esercitare la propria leadership a 1000 km di distanza (come accade spesso nelle multinazionali) non è la stessa cosa che esercitarla di persona nel proprio ufficio.
Riuscire a capire le sensazioni e le emozioni delle persone durante una video-chiamata sarà molto più difficile rispetto a quando ci si incontra di persona.
Anche l’analisi delle caratteristiche dei propri collaboratori diventa più delicata.
Avere nel proprio Team persone capaci di lavorare e prendere decisioni in autonomia ci semplifica la vita, ma corriamo il rischio di dargli meno attenzioni, addirittura di dimenticarci di loro, che invece avranno comunque bisogno di una guida disponibile.
Altri collaboratori, invece, sono meno autonomi e più portati a seguire delle direttive, quindi bisognerà organizzare qualche riunione in più per fornire indicazioni adeguate.
Perciò
attenzione a non gestire nel modo giusto le persone sbagliate.
10 REGOLE PER IL MANAGER
Abbiamo capito che lavorare da remoto porta enormi vantaggi, ma, come tutte le cose di questo mondo, non è gratis.
Il prezzo da pagare è una gestione più complessa dell’azienda, perciò bisogna avere un Management preparato ad affrontare questa sfida.
Del resto, il ruolo del Manager è principalmente quello di gestire le complessità.
E allora, ecco i 10 consigli da seguire per gestire il proprio Team da remoto.
1. ORGANIZZARE INCONTRI SETTIMANALI CON IL PROPRIO TEAM
Incontrare (anche se a distanza) il proprio Team periodicamente è uno dei modi per cementare le relazioni tra colleghi, condividere i propri problemi lavorativi, aiutarsi l’un l’altro per risolverli.
Anche se non ci si incontra in ufficio, il Team esiste ed è a disposizione.
Una buona idea sarebbe non tenere questi meeting troppo formali, il clima deve essere rilassato, il tempo a disposizione deve essere sufficiente per discutere di eventuali problemi e preoccupazioni, senza dover “chiudere in fretta perché c’è un altro impegno”.
Sarebbe bello lasciare spazio anche a qualche chiacchiera personale: “cosa hai fatto nel weekend?”, “come stanno i tuoi bambini?”, “come hai festeggiato il compleanno?”, eccetera eccetera.
L’ideale sarebbe organizzarlo di Lunedì, per incominciare insieme la settimana in modo rilassante e rassicurante.
2. FISSARE OBIETTIVI DI BREVE PERIODO
Il lavoro da remoto funziona bene se diventa (appunto) smart working, cioè se il proprio Team inizia a lavorare per obiettivi e non seguendo la giornata lavorativa.
Nei casi più estremi, tipicamente nelle aziende dove la componente artistica è molto importante, si dà la completa libertà ai dipendenti di lavorare quando, come e dove vogliono, basta che alla data di scadenza, i progetti siano pronti e validi (l’organizzazione di Netflix ne è un esempio tipico).
In un’azienda manifatturiera magari questa flessibilità è eccessiva, ma il concetto resta lo stesso: non importa come e su cosa stai lavorando oggi, l’importante è che alla fine dell’anno vengono raggiunti gli obiettivi prefissati.
Ecco, probabilmente lavorando per un obiettivo annuale c’è il rischio di perdersi, di fare tante cose diverse e allontanarsi da quelli che sono gli obiettivi prioritari.
Lavorare da soli, tra le mura di casa, potrebbe far perdere i riferimenti e accorgersene troppo tardi.
Applicando dei micro-obiettivi mensili (o anche settimanali) siamo in grado di guidare il nostro Team (soprattutto chi ha maggiori difficoltà a organizzarsi il lavoro), senza il rischio di perdere di vista il risultato finale.
Attenzione, non devono essere obiettivi ufficiali da formalizzare ogni mese, semplicemente, se bisogna lavorare sulla strategia dei fornitori, cerco di spingere per avere i primi dati entro il primo mese, andare a visitare i fornitori entro 3 mesi, preparare una prima bozza di presentazione entro 4 mesi, e così via.
3. MONITORARE IL TEMPO DI CONNESSIONE (PER EVITARE IL BURNOUT)
Occhio, qui è esattamente il contrario di quello che stai pensando.
Non mi interessa quanto tempo ha lavorato il mio collaboratore, perché lo conosco e mi fido di lui, mi interessa capire se alle 10 di sera è ancora connesso e, soprattutto, se lo fa sistematicamente.
Un aspetto del lavoro da remoto, di cui si parla sempre troppo poco, è che, avendo la possibilità di lavorare quando vogliamo, avendo il PC sempre acceso a due passi da dove mangiamo o da dove dormiamo (a meno che non abitiate nella Reggia di Caserta), siamo invogliati a “sbrigare le ultime faccende prima di spegnere”.
Questa è la strada più semplice per quel che si chiama “burnout“, che in italiano potremmo definire “esaurimento nervoso”.
Ecco, per evitarlo dobbiamo stare attenti a capire quali sono i ritmi di lavoro di ogni collaboratore e il carico di lavoro che gli abbiamo assegnato.
4. ORGANIZZARE RAPIDE CALL SETTIMANALI (O BISETTIMANALI) CON OGNI COLLABORATORE
Abbiamo visto come sono importanti le riunioni di gruppo ogni settimana,
è ugualmente importante ricavare spazio per meeting personali con i propri collaboratori.
In questo caso bisogna far lavorare molto bene l’empatia, perché il vero scopo di questi meeting è di capire come sta vivendo il lavoro la persona con cui stiamo parlando, se ha qualche preoccupazione, se ha un carico di lavoro troppo sbilanciato o se ha problemi familiari.
Questa è un’altra cosa che nessuno dice mai: i problemi familiari sono la difficoltà più grande da gestire per un Manager (almeno secondo la mia esperienza personale).
Tutti pensano sempre al lassismo o all’assenteismo, ma se una persona su cui conto, che ha sempre lavorato bene e non è mai mancata a lavoro si rompe un braccio, io per un mese avrò una persona in meno nel mio staff senza avere neanche il tempo di trovare un sostituto temporaneo.
I colloqui personali oltre a gestire i problemi di natura professionale, dovrebbero essere un canale aperto in cui ogni dipendente abbia la possibilità di trasferire le proprie problematiche, sapendo che il suo responsabile lo aiuterà a gestire la situazione.
5. TENERE LA WEBCAM ACCESA DURANTE LE CALL
Questa regola va come corollario per la precedente e per la numero 1.
Capisco che tenere accesa la telecamera non sia sempre molto piacevole, perciò su questo possiamo essere flessibili.
Ma nelle occasioni importanti, durante il meeting settimanale o la call personale, bisognerebbe inserire come regola quella di accendere la webcam.
Guardare in faccia i nostri interlocutori ci aiuta a capire se una comunicazione sia stata più o meno percepita,
a interpretare i sentimenti delle persone,
ad assicurarci che chi è dall’altra parte del monitor si impegni a seguire la riunione e non venga distratto da email telefonate e chat, tipiche della giornata di lavoro di ognuno di noi.
Insomma, almeno per alcune riunione ben stabilite, guardatevi negli occhi.
6. NON RIEMPIRE IL PROPRIO CALENDARIO DI RIUNIONI
Se c’è una cosa più frustrante di sentirsi soli ed isolati mentre si lavora, è non avere la possibilità di parlare col proprio capo quando se ne ha il bisogno.
Ho una notizia importante, un problema personale, un viaggio di lavoro da far approvare: provo a scrivere in chat ed è rosso, provo a mandare un’email e non mi risponde, provo a organizzare una call conference e la prima disponibilità è il venerdì della prossima settimana dalle 16:45 alle 17:00.
NCS (non ci siamo)!
Bisogna gestire il proprio calendario evitando di stare tutto il giorno bloccati in qualche riunione.
Prima di tutto perché se state sempre in riunione, prima o poi mi spiegherete quand’è che lavorate.
Inoltre, se qualcuno ha bisogno del vostro aiuto, un collega, il vostro capo(!), o soprattutto un vostro collaboratore, non possiamo scomparire per 7-10 giorni.
(Penso che scriverò un articolo sulle riunione e su come gestire l’agenda)
7. ORGANIZZARE INCONTRI DAL VIVO PERIODICAMENTE
Ripetete con me: “lavorare da remoto non significa non doversi incontrare mai dal vivo”.
Prima di tutto, il lavoro da remoto deve essere una scelta, non un’imposizione. Non tutti si trovano bene a lavorare da casa.
Perciò immaginiamo un modo fatto più che altro di lavoro ibrido, invece che 100% da remoto o 100% in ufficio
(ovviamente, se di mestiere fai il venditore, in ufficio non ci stai e non ci devi stare mai).
Già con un’impostazione di tipo ibrida, i contatti umani dovrebbero essere frequenti.
Oltre a questo, una volta al mese, nessuno ci vieta di darci un appuntamento in ufficio per lavorare una giornata insieme e avere l’opportunità di fare qualche chiacchierata faccia a faccia.
L’incontro mensile è un’ottima occasione per migliorare le relazioni all’interno del Team e di condividere quella che è la cultura aziendale.
MI RACCOMANDO se pianificate una giornata per lavorare in presenza, fate cose che si fanno quando si è in presenza. Scriversi in chat o chiamarsi su Teams mentre si è nello stesso ufficio sono comportamenti altamente sconsigliati (e lo dico perché l’ho visto fare).
8. ORGANIZZARE ATTIVITÀ DI TEAM BUILDING (va bene anche una cena in pizzeria)
Finalmente abbiamo scritto una delle cattive parole più attese: Team Building.
Allora: non è che dobbiamo per forza prenderci un weekend e andarci ad arrampicare su una montagna sperduta così che il tempo passato insieme nell’elicottero di soccorso possa unirci di più nel nome di un trauma che a 40 anni passati non vorremmo aver vissuto.
Basta prendere la carta di credito aziendale, investire 200-300 euro e andare tutti a mangiare una pizza dopo l’orario di lavoro (o se preferite un pranzo durante l’orario di lavoro).
Si può prenotare una sala riunioni e organizzare un gioco da tavola.
Si può accendere il proiettore e guardare la champions league sulla parete più grande dell’ufficio mangiando i popcorn appena acquistati con i buoni pasto.
Insomma, io le idee ve le ho date, fate voi.
9. UTILIZZARE UNA COMUNICAZIONE CHIARA E DIRETTA
Se c’è una cosa che ho capito negli anni in cui lavoravo in Italia con un capo in Germania, è che la stessa frase detta per email, al telefono o di persona cambia totalmente significato.
Ricordo quando gli mandavo un’email e lui mi rispondeva in modo che reputavo troppo sprezzante e quindi io replicavo “adeguatamente”.
Poi ne discutevamo in call, passando almeno 2 ore a dirci le stesse cose e a non capirci.
Infine ci incontravamo di persona, io scendevo dal taxi già incazzato, e, dopo pochi minuti di conversazione…amici per la pelle.
Io non ho mai capito perché succedeva tutto questo, a volte ancora provo a spiegarmelo, sicuramente si può dire che la comunicazione sia l’ostacolo principale al lavoro da remoto.
Le raccomandazioni che posso elencare per provare a mitigare gli errori nella comunicazione sono:
- essere diretti per evitare malintesi, ma dovete informare i collaboratori che attuerete questo tipo di comunicazione, altrimenti potreste apparire troppo severi;
- favorire le chiamate vocali (possibilmente con webcam) piuttosto che chat ed email;
- quando le cose non sono chiare, organizzatevi e parlatene di persona.
10. DARE FIDUCIA
Senza la fiducia non si va da nessuna parte, questo è vero nel lavoro in presenza, nel lavoro da remoto, nello sport, nella famiglia, nell’amore.
Capisco che lavorare per giorni senza sentire né vedere i componenti del proprio Team, non sia facile da accettare per tutti.
Eppure bisogna fidarsi, perché fa parte del contratto che implicitamente si sottoscrive quando si entra a far parte di una squadra.
Conosco aziende che per regolare lo smart working stabiliscono quale debba essere lo stato da mantenere nel profilo di Teams, non so se avete presente.
Quando stai lavorando di solito è verde, diventa rosso quando sei in riunione, giallo quando sei inattivo per qualche minuto e così via.
Se qualcuno si accorge che sei giallo per troppi minuti, ti cazziano. Magari eri andato a prendere un caffè e ti ha chiamato un fornitore sul cellulare, tu non solo non ti sei goduto la pausa caffè, ma ti devi prendere anche la cazziata.
Oppure ci sono quelli che ti fanno le chiamate a sorpresa per verificare che sei davanti al PC, ma tu non rispondi perché sei impegnato in un’altra riunione e allora ti viene fatto presente che durante l’orario di lavoro non hai risposto alla chiamata del tuo capo. Cosa stavi facendo invece di lavorare?
Pensate che qualche anno fa, quando ero impegnato in lavori abbastanza complessi da fare su lunghissime tabelle excel, avevo l’abitudine di disconnettermi dalla chat aziendale per essere sicuro di restare concentrato senza poter essere disturbato. Praticamente con certe regole avrei rischiato il licenziamento.
Immagino che non ci sia bisogno di fare altri esempi per rappresentare i danni che la mancanza di fiducia possa fare in un ambiente di lavoro.
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